Agile: Toepasbare resultaten in een dynamisch proces

Maatschappelijke en bestuurlijke processen in de groene ruimte zijn vaak complex. Diverse partijen met uiteenlopende belangen en inbreng zitten samen in processen waarin de context voortdurend kan veranderen. Kort-cyclisch werken, zoals in ICT-projecten met Agile en User Centered Design gebeurt, is een goede manier om dit soort processen te organiseren en tot concrete en gedragen resultaten te komen.

“If I had asked people what they wanted, they would have said faster horses.” Deze quote wordt – al dan niet terecht - toegedicht aan autofabrikant Henry Ford, die het transportvraagstuk in zijn tijd in één keer oploste door een auto voor massaproductie te ontwikkelen. De uitspraak illustreert dat innovatie vaak niet voortkomt uit marktconsultaties. Deze focussen vaak op positieve of negatieve aspecten van een ervaring die we al kennen, niet op het oplossen van het achterliggende probleem. Er moet dus een nieuw denkframe ontstaan. Voorbeeld: als je een manier zoekt om een rivier over te steken, denk je misschien heel snel aan een boot. Maar een helikopter of de aanleg van een brug of tunnel kunnen betere oplossingen zijn, afhankelijk van de vraag wáárom je de rivier wil oversteken, hoe vaak, met hoeveel mensen tegelijkertijd en wat ze wellicht willen meenemen naar de overkant. User Centered Design maakt het mogelijk om in plaats van een “meer-van-hetzelfde oplossing” innovatieve verbeteringen te ontwikkelen die de hele context van het probleem veranderen.

Toepasbare resultaten

Steeds vaker hebben we te maken met processen waarin zowel de opgave als de omgeving continue interacteren en nog in ontwikkeling zijn. De situatie waarin het eindproduct helder, eenduidig en concreet gedefinieerd kan worden en daar tot het einde van het project niets aan wijzigt, is er vaak niet meer. De complexiteit van onze maatschappelijke processen vraagt om de directe verwerking van nieuwe kennis en inzichten. Ook is er een sterke behoefte aan snel beschikbare resultaten, bijvoorbeeld om participatie mogelijk te maken. Dat vraagt om een andere inrichting van onze werkprocessen voor die trajecten. Van verticale sturing naar meer horizontale verantwoordelijkheid.

Agile werken

Bij Wing werken we daarom, onder meer in het ontwerpatelier, in korte cycli naar een eindresultaat. In het grote ICT-overheidsproject AERIUS hebben we bijvoorbeeld de Agile-scrum-methode ingezet om de ontwikkeling van het beleid en het IT-instrument voor de uitvoering gelijktijdig te ontwikkelen. Samen met de opdrachtgever, beleidsmakers en de gebruikers werk je stap voor stap naar een oplossing toe en slijp je het idee fijn. Je doorloopt cycli van bijvoorbeeld een maand. De opdrachtgever krijgt dan een beeld hoe hij zijn oplossingen en keuzes uitwerken. De gebruiker óf hij met de oplossing kan werken. Ook evalueren de opdrachtgever en opdrachtnemer de vorige cyclus. Zijn de goede vragen gesteld? Welke verwachtingen hebben ze van elkaar? Hoe reageert de omgeving? Vervolgens kijk je vooruit, wat er de volgende maand nodig is.

Gezamenlijk leren en ontwikkelen

Binnen Wing zijn we volop bezig met de ontwikkeling van kort-cyclisch werken mét onze klanten maar ook intern. Daarbij gaat het vooral om het organiseren van feedback in de werkprocessen. Je kunt wel stellen dat we het gezamenlijk doen, maar hoe laat je iedereen dat beleven? Een voorbeeld is het uitwerken van het concept actieve participatie bij de implementatie van de omgevingswet. Het is een interessante uitdaging voor overheid om dit vorm te geven. De lemniscaat van kort-cyclisch werken tussen input en feedback draagt bij aan een vertrouwensrelatie. Het proces is niet vrijblijvend, maar vraagt wederzijdse inzet en checks and balances. De rol van Wing is die van ‘vertrouwde adviseur’ in het midden van de lemniscaat. Je gaat iets meer naast de opdrachtgever staan. Bij Wing ontwikkelen we ook steeds meer mogelijkheden om feedback loops in processen te organiseren. De uitvoering van een plan wordt daarbij geen kookboek. Het draait om het zich ontvouwende proces zelf, waarbinnen de oplossing zich aandient.