Innovatie in uitvoering

In Nederland zijn verschillende innovatieve projecten rondom klimaatadaptatie opgezet. Vaak vergeten we dat de uitvoering van deze projecten ook nieuwe uitdagingen kent. Want de praktische uitwerking maakt deel uit van het innovatieproces. Als we dat erkennen, is al veel gewonnen.

In Nederland proberen we de gevolgen van klimaatverandering die we in de toekomst verwachten, op te vangen. Daarvoor zoeken we nieuwe oplossingen die om nieuwe combinaties van functies vragen, bijvoorbeeld tussen veiligheid, waterberging, ondernemen, recreatie en natuur. Hiervoor zijn nieuwe arrangementen nodig tussen allerlei overheden, waterschappen, bedrijven en natuur- en milieuorganisaties. In de beleidsvormende fase ontwikkelen de partijen tijdens uitgebreide onderhandelingen een programma met maatregelen. Ze denken dat het vervolg dan een kwestie van uitvoeren is: een projectleider aanstellen, financiën veiligstellen, vergunningen aanvragen en aan de slag gaan. Niets is minder waar.

Weerbarstige praktijk

Wanneer een innovatief uitvoeringsproject van start gaat, blijkt de praktijk weerbarstiger. De voorbereiding van het uitvoeringstraject moet tegenslagen overwinnen. Ineens staan belangen het tekenen van een samenwerkingsovereenkomst in de weg, treden onverwachte risico’s op, liggen verantwoordelijkheden net anders dan gedacht, worden de afspraken tussen partijen verschillend geïnterpreteerd of zijn de financiën niet voldoende. In mijn werk in de Eemsdelta heb ik gezien dat partijen dan teleurgesteld kunnen raken, waardoor het project gevaar loopt. Mensen wijten de moeilijkheden aan tegenslagen, slechte planning of weerstand bij andere partijen. Projectmanagers proberen met strakke projectsturing en doorpakken het project beheersbaar te krijgen. Maar is dat wel zo effectief?

Bij uitvoering begint de innovatie opnieuw

Bij de uitvoering komen vaak nieuwe teamleden, soms zelfs een geheel nieuw team aan tafel. Zij hebben niet deelgenomen aan het onderhandelingsproces. Ze kennen de overwegingen niet en zien alleen het onderhandelingsresultaat. Ze nemen hun eigen cultuur mee en kijken vanuit eigen vakgebied, technische uitvoering, financieel management of juridische zaken, naar wat hen te doen staat. Dat wordt door de trekkers vaak ten onrechte geïnterpreteerd als weerstand.

Leuk verzonnen

De samenwerking krijgt pas concreet gestalte in de uitvoering. The proof of the pudding is in the eating. Eigenlijk beginnen de onderhandelingen opnieuw op een concreter niveau. Het team loopt tegen ‘inhoudelijke witte vlekken’ aan, dingen die de partijen niet wisten toen ze afspraken maakten, of die zelfs bewust zijn doorgeschoven. Ook lastigheden in regelgeving of risicomanagement komen nu naar boven. Vaak merken de betrokkenen dat iets “leuk verzonnen” is tijdens de beleidsvorming, maar in de praktijk niet kan of veel lastiger is te realiseren dan eerder aangenomen.

Erkennen en inplannen

Deze moeilijkheden worden van tevoren zwaar onderschat. Erken dat ze deel uitmaken van het leer- en werkproces. We moeten ons realiseren dat inhoudelijk vernieuwende projecten ook in de uitvoering qua samenwerking en verdeling van verantwoordelijkheden een nieuwe aanpak vragen. In de innovatiepuzzel is de uitvoering dan ook een innovatieopdracht met nieuwe uitdagingen. Plan dit van tevoren in en trek er extra tijd en middelen voor uit. Bestuurders en beleidsmakers mogen meer oog hebben voor de praktische kanten en voor de rol die de partijen in het innovatieproces spelen.

Stukje van de oplossing

Voor de betrokken teamleden van verschillende partijen is het belangrijk om samen te reflecteren. Benoem gezamenlijk wat je tegenkomt. Schroom niet zonodig  hulp van buiten in te schakelen. Hou het grotere plaatje voor ogen. Als deelnemers in het project het achterliggende doel helder hebben, voelen ze zich medeverantwoordelijk voor de kwetsbare kant van het project. De samenwerking kan namelijk echt mislukken. Om dat te voorkomen, is het zaak gemaakte afspraken, belangen van partijen, èn technische, juridische of financiële randvoorwaarden opnieuw bij elkaar te brengen als een creatieve legpuzzel.  Alle partijen kunnen dan een stukje van de oplossing aandragen Misschien zelfs een stukje dat iets meer behelst dan de eigen kernverantwoordelijkheid.