Online een band opbouwen

Online vergaderen is waarschijnlijk een blijvertje. Maar hoe kunnen mensen online een band opbouwen? En hoe ontstaat er voldoende vertrouwen om samen lastige noten te kraken? Inmiddels heeft Wing veel online ervaring opgedaan met projecten waarin het resultaat staat of valt bij een goede groepsdynamiek.

“Dat online werken…” Veel mensen zijn het al bijna zat. Online bijeenkomsten hebben echter praktische voordelen. Zo zijn ze makkelijker in te plannen, heeft niemand reistijd en hoeft er geen locatie te worden gereserveerd. Maar hoe leer je elkaar online kennen en zorg je dat er een groepsgevoel en een persoonlijke band tussen de deelnemers ontstaat? Middenin de eerste golf van de coronacrisis zijn er nieuwe projecten gestart waarbij Wing betrokken is, dus we hebben er inmiddels ervaring mee op kunnen doen.

Juiste spanningsboog

In ‘normale’ bijeenkomsten houden we in het programma rekening met de spanningsboog en het verschil in werkvoorkeuren van deelnemers. We werken in afwisselende blokken: plenair, in subgroepen en individueel. We wisselen van houding, zoals zitten, staan en wandelen. We wisselen van ruimte, bijvoorbeeld binnen, buiten, bus of boot. En de activiteiten zijn divers, zoals luisteren, kijken, schrijven, tekenen, vertellen en ervaren. Online zijn de mogelijkheden echter sterk beperkt. Iedereen zit thuis achter het beeldscherm en meestal zijn de sessies korter.

Actief deelnemen

Toch zijn er ook verschillende online werkvormen mogelijk. Je kunt het leuk en afwisselend maken door mensen langs meerdere kanalen te betrekken, bijvoorbeeld via de chat. Het blijkt zelfs dat mensen die anders niet snel van zich laten horen dan eerder hun inbreng geven. In een anonieme online poll tijdens de meeting kun je meteen de meningen en ideeën inventariseren en daarover verder praten. Dat helpt ook om meer betrokkenheid te creëren. We delen graag onze ervaringen vanuit drie uiteenlopende projecten.

1. Variatie in rol en werkvormen

In lopende projecten moesten we vanwege de coronamaatregelen het programma omgooien, zoals in de ‘Leerlijn Energie en Democratie’ van de ‘Wij Maken Nederland Academie’. De eerder geplande fysieke bijeenkomsten van één dag hebben we opgeknipt in online sessies van 3,5 uur, verspreid over verschillende dagen. Door vaak te wisselen van groepssamenstelling vond er veel interactie plaats tussen de 30 deelnemers. Iedereen had wisselende taken, bijvoorbeeld de ene keer als gespreksleider en de andere keer als verslaglegger binnen een groep.
Ook gingen de deelnemers in duo’s in gesprek over hun ervaringen uit de leerlijn. Ze bepaalden zelf of ze elkaar online spraken of live, buiten en op gepaste afstand. Later namen ze een filmpje op van zichzelf waarin ze reflecteerden op het gesprek Tijdens de afsluitende online borrel bij de laatste digitale bijeenkomst bekeken de deelnemers deze filmpjes met elkaar.
Bij de evaluatie van het programma gaven de deelnemers aan dat ze elkaar echt beter hebben leren kennen. De opzet van actief deelnemen gaf mensen het gevoel onderdeel te zijn van de leerlijn.

2. Samen lastige noten kraken

‘Trektocht door Veere’, het participatietraject van de gemeente Veere voor haar Omgevingsvisie, startte midden in de coronacrisis. Wing heeft daardoor het projectteam van de gemeente niet eerst live kunnen ontmoeten. Alles moest meteen online. Wel vreemd om elkaar zo te leren kennen en in het begin was het best worstelen. Aanvankelijk bleek de drempel van online vergaderen te hoog om inhoudelijke discussies te voeren.
Via allerlei werkvormen, huiswerk vooraf en de chatfunctie probeerden we de discussie aan te wakkeren. Zo brachten de deelnemers teksten of foto’s in die hun definities van landschap, toerisme en sociale verbinding in de maatschappij het beste weergaven, zowel in positieve als negatieve zin. Dankzij deze interactieve werkvormen slaagden we erin een band op te bouwen.
Desondanks kwam het beste groepsresultaat naar boven toen we voor het eerst samen aan de slag mochten op een fysieke locatie. De teksten en vooral foto’s bleven een dominante rol spelen in onze aanpak, omdat dat zo goed bleek aan te slaan.

3. Verdieping en verstilling

Bij de opleiding tot begeleider van het Goede Gesprek die Jannemarie de Jonge samen met een filosoof voor het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat verzorgt, konden de maandelijkse etmaalsessies niet doorgaan. In plaats daarvan organiseerden we elke maand een gezamenlijke online ochtend en tussendoor oefendialogen in kleinere groepjes. De groep, die elkaar begin maart had leren kennen, kon zo toch verder.
Kenmerkend voor een onderzoekende dialoog zijn vertraging en verstilling. Online voelt dat niet heel logisch. Toch hebben we een sfeer van verstilling kunnen oproepen door, net zoals we dat live doen, te starten met het voorlezen van een gedicht. En dat dan gewoon nog een keer lezen, met de tekst erbij via share screen. Dat creëerde echt een gevoel van verbondenheid en intimiteit. Ook hebben we de koffiepauze laten voorafgaan door een blokje stoelyoga, gegeven door Wing-collega Ynske. Dat vormde een goede overgang van samen naar alleen, en van interactie naar reflectie.

Een hit

De bovenstaande projecten maken inzichtelijk welke verschillende werkwijzen toegepast kunnen worden om online werken leuk te maken en voor onderlinge betrokkenheid te zorgen. De gesprekken in duo’s, zoals in de leerlijn gebruikt, zijn ondertussen al in meerdere projecten teruggekomen en ook de stoelyoga is zeker een hit!
Hoe leuk het ook is en kan, toch kijken we vanuit Wing ook uit naar het moment dat we elkaar weer vaker fysiek kunnen ontmoeten.