Lerend evalueren

Wing voert steeds vaker evaluaties uit. In dit dubbelinterview vertellen Maartje van Lieshout en Henk Smit over de lerende aanpak, het uitstellen van het oordeel en de rol en kwaliteiten van Wing in deze. “Het is een lerende dialoog: pas als het gesprek goed op gang is, komen de werkelijke problemen boven water.”

Dubbelinterview door Alexandra Branderhorst

Steeds vaker wordt evalueren ingezet in lopende projecten, vertelt Maartje van Lieshout. “Een evaluatie wordt niet meer alleen uitgevoerd ter afsluiting van een project.” Collega Henk Smit vult aan: “Het is beter om halverwege te leren dan aan het einde te toetsen, dan kan de organisatie nog lessen uit het verleden trekken voor de toekomst.”
Wing voert steeds vaker op zichzelf staande evaluaties uit. Momenteel werken we bijvoorbeeld aan de evaluatie van het groenontwikkelingsfonds in Noord-Brabant en van het beleid voor het landelijk gebied in Drenthe. Vorig jaar hielp Wing om het Waddenfonds extern te evalueren. In de fondsenevaluaties trekt Wing samen op met adviesbureau KplusV, dat financiële expertise heeft.

Gezamenlijk inzichten opdoen

“Vaak zijn er allerlei ideeën in een organisatie, maar met onze ervaring kunnen we dat concreet maken en een praktische benadering aanbieden om in zo’n drie tot vier maanden lerend te evalueren”, legt Henk uit. Eerst verdiepen de Wingers zich inhoudelijk in de materie en vervolgens gaan ze zo snel mogelijk met de opdrachtgevers in gesprek om grip te krijgen op hetgeen er leeft. Daarna volgen er bijvoorbeeld interviews, een enquête, of groepsgesprekken die tot een eerste analyse leiden.
Vervolgens kun je besluiten of je verdiepende gesprekken of meer inhoudelijke informatie nodig hebt, of dat je met de eerste bevindingen een werksessie of atelier organiseert. Daarin kun je die bevindingen verder verduidelijken en verdiepen. “Bij de Waddenfonds-evaluatie hadden we de enquêteresultaten uitgeprint op posters. Daar mochten mensen geeltjes met hun ideeën op plakken en daarna voerden we het gesprek hierover”, schetst Maartje. “Als we de eerste onderzoeksresultaten in een workshopsessie bespreken, gaat het leren beginnen, en gaan we op zoek naar wat er goed gaat en wat er beter kan”, vervolgt ze.

Uitkomsten delen

Het liefst sluiten we onszelf één of twee dagen op in een hok met een kernteam van de opdrachtgever. Je denkt mee, confronteert en stapelt inzichten. Dat leidt tot een dieper gevoelde gezamenlijkheid en dan krijg je conclusies te pakken die ‘het diepere leren’ voeden”, aldus Henk.
Een volgende stap is om een werksessie te houden met een bredere groep betrokkenen binnen het project, bijvoorbeeld om de voorlopige conclusies te verrijken, te verhelderen en erop te reflecteren. Daarna worden de uitkomsten van de evaluatie gedeeld in een eindrapportage. Maartje: “Op enig moment is het ook belangrijk de buitenwereld mee te laten praten, zoals betrokken externe partijen. Bij voorkeur organiseer ik daar eveneens een sessie mee, maar dat verschilt per opdracht.”

Tweeledige vraag

De aanpak is afhankelijk van de opdrachtgever, wier vraag tweeledig kan zijn. “De organisatie wil dan enerzijds laten zien waar de organisatie staat en wat er bereikt is, en daarnaast lessen trekken voor het vervolg”, aldus Henk. Dat gebeurde bijvoorbeeld in het programma Eems-Dollard 2050. “Als een opdrachtgever wil weten welke doelen er behaald zijn, moeten we ons in het begin wel vertrouwd maken met de informatie. Onafhankelijk oordelen over wat er bereikt is, vraagt iets anders dan een evaluatie begeleiden om lessen te trekken voor de toekomst, tekent Maartje aan. “Je hebt als Winger dan twee verschillende petten op, maar dat kan goed samengaan en bij Wing kunnen we dat ook goed scheiden.”
Verder kan een lerende evaluatie heel geschikt zijn in complexere projecten met multidisciplinaire teams. “Daarin kunnen bestuurlijke belangen en verschillende invalshoeken een rol spelen. Vaak is er angst voor kritiek en soms ook gebrek aan ervaring in dergelijke complexiteit”, signaleert Henk. “Dan is het belangrijk om te zorgen voor een veilige omgeving waarin de teams met elkaar de dialoog aan kunnen gaan en lessen trekken.”

Oordeel uitstellen

Gedurende het evaluatieproces is het essentieel om niet te oordelen. “We weigeren te geloven dat iets is vastgelopen door onwil of luiheid van de partijen, maar we blijven doorvragen tot we samen een vinger achter de dynamiek krijgen en snappen wat er nu echt gebeurd is”, licht Henk toe. Ook Maartje benadrukt het belang van het uitgestelde oordeel. “Anders gaan de betrokkenen meteen oplossingen zoeken, die soms niet relevant zijn. Het is een lerende dialoog: pas als het gesprek goed op gang is, komen de werkelijke problemen boven water.”
Zo herinnert Henk zich een opdracht waarbij uit een enquête bleek dat men het gevoel had dat de organisatie geen controle had, maar wat dat inhield was onduidelijk. “Het is dan makkelijk om naar het management te wijzen. Uit de werksessie bleek echter dat de losse projecten wel goed liepen, maar dat de onderlinge relaties tussen de projecten uit het zicht waren verdwenen door een onverwachte ontwikkeling van buiten.”

Inhoudelijke expertise en procesbegeleiding

Wing voerde voorheen ook al veel evaluaties uit, maar dan vaak als onderdeel van projecten. “Opdrachtgevers herkennen steeds vaker dat Wing ook goed is in op zichzelf staande evaluaties. Enerzijds moet je inhoudelijke expertise in huis hebben. Anderzijds moet je goed zijn in het begeleiden van processen en verschillende methoden en werkvormen tot je repertoire kunnen rekenen”, zegt Maartje. Hier komen de kwaliteiten van Wing dus samen.
Van tevoren moet je goed je huiswerk doen om in gesprek de thema’s en vraagstukken te identificeren waar het werkelijk om gaat, beaamt Henk. “En ter afsluiting is er het nawerk: het verrijken van de conclusies en zorgen dat de geleerde lessen ook op bestuurlijk niveau hun beslag krijgen.”